С 1 сентября 2026 года в Казахстане начнут действовать новые правила ведения кадровых процессов в Единой кадровой системе. Они распространяются на государственные учреждения и субъекты квазигосударственного сектора.
Правила утверждены приказом председателя Агентства РК по делам государственной службы от 18 августа 2026 года № 147.
Документ определяет, как в цифровом формате будут оформляться и учитываться основные кадровые процедуры.
Какие процессы будут вести через Единую кадровую систему
В ЕКС будут отражаться:
- прием сотрудников на работу;
- перемещение работников;
- поощрения;
- дисциплинарные взыскания;
- прекращение трудовых отношений;
- отбор кандидатов.
Система также будет контролировать сроки кадровых процедур и автоматически напоминать ответственным сотрудникам о контрольных датах.
Какие данные будут вносить о работниках
В Единой кадровой системе будут храниться сведения о сотруднике, его предыдущих местах работы, а также ИИН близких родственников — граждан Казахстана.
По прежним работодателям при наличии данных указываются БИН организаций или ИИН индивидуальных предпринимателей.
Эта информация нужна для проверки возможного конфликта интересов в рамках антикоррупционного законодательства.
Что изменится с 1 января 2027 года
Если работник не сможет самостоятельно предоставить ИИН родственников или сведения о прежних работодателях, работодатель сможет получать необходимые данные из цифровых систем.
Эта норма начнет действовать с 1 января 2027 года.
Кто не подпадает под новые правила
Правила не распространяются на:
- государственные органы, у которых есть собственные цифровые кадровые системы;
- учреждения, находящиеся в ведении специальных государственных органов;
- Министерство обороны и его ведомство;
- юридические лица, где участником или акционером является Национальный банк;
- документы, содержащие сведения, относящиеся к государственным секретам.
Организации, которые уже подключены к Единой кадровой системе, продолжат работать в ней по новым правилам.
Как будут подключать организации к ЕКС
Кадровые процессы должны вестись в Единой кадровой системе. Если у организации есть собственная кадровая система, сведения будут передаваться через интеграцию с ЕКС.
Какие организации необходимо подключить, определяет Агентство по делам государственной службы.
Подключение должно пройти в течение квартала, следующего за кварталом, в котором организация получила соответствующее письмо. При высокой нагрузке на систему срок могут продлить, но не более чем на три квартала.
Как будут храниться кадровые документы
Электронные кадровые документы будут храниться, архивироваться и уничтожаться в установленном порядке с сохранением их юридической силы.
При работе с системой организации должны соблюдать требования законодательства о защите персональных данных и кибербезопасности.
Кроме того, с помощью данных ЕКС уполномоченный государственный орган по труду сможет отслеживать соблюдение трудового законодательства.
Основные правила начнут действовать 1 сентября 2026 года, а норма о получении работодателем отдельных сведений из цифровых систем — с 1 января 2027 года.
